Kevesen ismerik levélszűrő szolgáltatásunkat, pedig már régóta elérhető. Annak idején 2011 áprilisában itt a MAXER Blogban is megemlítettük a Webmail3 felületünk bevezetésekor, mégis érdemes újra, kicsit részletesebben ismertetnünk ezt a remek funkciót.
Sokan vagyunk, akik naponta rengeteg emailt kapunk és nem kevés ráfordítást igényel megfelelően szortírozni a leveleket. Mondhatjuk a napi rutin részének is, de azért lehet csillapítani a levéldömpinget, sőt harmonikus rendet lehet teremteni a fiókban. Az alábbi praktikákkal elképesztő mértékben nőhet a levelezés hatékonysága.
Mielőtt részletesen belemennék miről is van szó, a beérkező levelek fogadásakor történő folyamatokról pár szót kell ejteni.
A folyamat lényegében úgy működik, hogy a feladó megírja és elküldi az emailt, a szerverünk átveszi és a megfelelő fiókba dobja. A levélszűrés a levél fiókba dobása előtti pillanat. Ezt megelőzi még néhány művelet, tehát az alábbiak szerint történik a teljes fogadás:
1. A levelet a szerverünk elfogadja a küldő szerverétől
2. Spamszűrő és vírusszűrő kóstol bele
3. Ha átjutott a spamszűrőn és a vírusszűrőn, akkor a control centerben az email fiókok beállításainál opcionálisan beállított továbbítás szabály aktiválódik. Egyszerűbben fogalmazva, ha kell akkor továbbítás történik más fiókba.
4. Ha van automatikus válasz beállítva (pl. Szabin vagyok, később válaszolok.) akkor az automata választ a szerverünk elküldi a feladónak válaszként.
5. Levélszűrés (ha van szabály)
6. A levél a fiókba kerül.
Ebből a folyamatlistából látszik, hogy az 5. lépésben jut érvényre a levélszabály.
Tudom, nagyon unalmasan írtam le a levélfogadás folyamatát, de van ennek egy fontos oka: A levélszűrésben beállított szabály csak azokra az emailekre lesz érvényes, amelyek “túlélik” az első 4 lépést, tehát fontos tisztában lennünk a fiókunk email továbbítás beállításaival és spamszűrő erősségi fokával. Ezek a beállítások a Control Centerben megtekinthetők, módosíthatók.
Mikor nem éli túl a levél az első 4 lépést? Például spamnek tekintjük, vírusnak látjuk, továbbítás van beállítva egy másik fiókra úgy, hogy másolatot ne hagyjon az eredetileg címzett fiókban.
Szóval, ha nincs semmi akadálya, hogy a fiókban landolhasson a levél, akkor érvényre jut a levélszűrőben beállított szabály, de odáig el kell jutnia, ez egy fontos feltétel. Lényegében a fiókba dobás előtti utolsó pillanatról beszélünk.
Mi is az a levélszűrés?
A levélszűrés egy szabályokra épülő műveleti lista.
Például csinálhatunk egy olyan szabályt, hogy ha a tárgyban szerepel a “megrendelés” szó, akkor a levél kerüljön egy egyénileg létrehozott “megrendelések” mappába, sőt továbbíthatjuk ezen leveleket egy másik emailcímre is. Csinálhatunk olyan szabályt is, hogy bizonyos feladótól érkező emailek kerüljenek a kukába. A szűrési feltételeknél tárgyra, feladó emailcímére, feladó nevére, címzettre, a levél fejlécében lévő egyedi mezőkre is szűrhetünk. Nagyon hatékony, finomhangolt szűrőket tudunk beállítani.
A szükség és a kreativitás hívhat életre olyan szabályokat, amivel hihetetlenül magas szintre juthat az emailezési kultúránk.
A levélszűrés célja és a hasznossága jól látszik: Hatékonyan szortírozni a leveket egyéni szabályok szerint és ezzel megelőzni a káoszt a bejövő levelezésben. Nagyon szerethető funkció, mi is teljesen rá vagyunk kattanva 🙂
A levélszabályok használatával teljesen megváltozhat levelezési szokásunk, kényelmesebbé, átláthatóbbá válik az emailek olvasása, kezelése.
Fontos megjegyezni, hogy bár a levélszűrés használható pop3 -ként beállított fiók esetén is, a mappákba történő szortírozásnak csak akkor lesz értelme ha imap típusú fiókbeállítást használunk a levelezőprogramunkban és/vagy webmaillel használjuk a fiókot. A pop3/imap fiókról érdemes elolvasni ezt a cikket: Jobb, egyszerűbb levelezés IMAP beállítással
A következőkben a mobilos, okostelefonos alkalmazásukról jön egy érdekes cikk, mert nem csak az adott fiókon belüli levelezést könnyítik meg a levélszabályok.
Hol állíthatók be a szabályok?
Mi tagadás, el van dugva.
A webmail3 levelező felületre kell belépni azzal az emailfiókkal, aminek a szűrőjében szeretnék szabályt létrehozni.
Itt elérhető: http://webmail3.hu
Belépés után a jobb felső sarokban a “Beállítások”-ra, majd az “Üzenetszűrők” fülre kattintva jutunk el a szabályok beállításához.
Folyt. köv. a levélszűrés okostelefonos alkalmazásáról.