Fájlt megoszthatsz a MAXER felhő tárhelyedről email címre is. Ilyen esetben a megosztáskor lehetőséged van olyan extra engedélyek beállítására, mint pl. szerkesztés vagy letöltés engedélyezése. Védheted a megosztást jelszóval és írhatsz jegyzetet a címzettnek. Ez a blog bejegyzés arról fog szólni, hogy történik a fájlmegosztás engedélyekkel email címre.
Fájlmegosztás engedélyekkel email címre és további más funkciók a lenti videóban
Fájlmegosztás email címre
Mint mindig, kattints a Fájlok ikonra a bal felső sarokban.
A fájl megosztásához kattints a megosztani kívánt fájl melletti három összekötött pontra. Jobb oldalon megjelenik a megosztás doboz.
A Megosztás dobozban található mezőben írd be annak az email címét, akivel szeretnéd megosztani a fájlt. Ezután kattints a megjelenő email címre!
A rendszer kilistázza az általad megadott email címet. Vagyis ebből tudod, hogy erre a címre osztottad meg a fájlt.
A címzett egy emailt kap a megosztásról arra az email címre, amire meg lett osztva a fájl. Az emailben található téglalap alakú kék gombra kattintva tudja megnyitni a megosztott fájlt.
Fájlmegosztás email címre engedélyekkel
Az előző bekezdésben bemutattuk, hogyan tudsz fájlt megosztani email címre. Most lássuk az extra funkciókat és engedélyeket, amiket beállíthatsz a megosztáshoz! Kattints az email cím melletti három pontra! A felugró ablakban a következőket láthatod:
- ‘Share label’,
- Szerkesztés engedélyezése,
- Letöltés elrejtése,
- Jelszóvédelem,
- Lejárati idő beállítása,
- Jegyzet a címzettnek,
- Megosztás visszavonása.
Share label
Könnyítsd meg a dolgot és rendelj címkét a megosztásodhoz! Ennek az egyszerű megoldásnak köszönhetően egyszerűbb kezelni megosztásaidat és lényegesen átláthatóbbak lesznek.
A címke megadása után az email cím helyén maga a címke név jelenik meg.
Ha már nincs szükség a címkére, kattints a három egymás melletti pontra és töröld a címke nevet.
Szerkesztés engedélyezése
Amikor szöveges dokumentumot vagy táblázatot osztasz meg, a címzettnek adhatsz szerkesztési engedélyt. Tehát a címzett módosíthatja (beleírhat, törölhet, stb.) a fájl tartalmát.
A címzett az emailben kattint a dokumentum megnyitása gombra, majd az OnlyOffice alkalmazásban tudja azt szerkeszteni. A mentést követően a módosított fájl szinkronizálódik a felhő tárhelyen.
Ha a címzett letölti a fájlt a sajátgépre, akkor ott is tudja szerkeszteni. Ez esetben azonban a módosított verzió nem szinkronizálódik a felhőben.
Ha nem akarod engedélyezni a szerkesztést akkor csak ki kell venned a pipát a ‘Szerkesztés engedélyezése’ melletti négyzetből.
Letöltés elrejtése
Alapértelmezetten a letöltés engedélyezett, amikor fájlt osztasz meg email címre. Ez azt jelenti, hogy a ‘Letöltés elrejtése’ melletti négyzet nincs bepipálva.
Ha bepipálod a ‘Letöltés elrejtése’ opciót, akkor a címzett nem tudja a megosztott fájlt letölteni a saját gépére.
Ha szöveges dokumentumot vagy táblázatot osztasz meg, azokat meg tudja nyitni OnlyOffice-ban. Ott el tudja olvasni őket, de nem tudja őket letölteni a saját gépére.
Ha más kiterjesztésű fájlt osztasz meg (pl.: .jpg, .mov, .mp4, stb.), akkor a fájl megjelenik a képernyőn. Attól függően, hogy milyen fájl van megosztva, a címzett meg tudja hallgatni vagy nézni.
Ha szeretnéd, hogy a megosztott fájl letölthető legyen, akkor hagyd üresen vagy vedd ki a pipát a ‘Letöltés elrejtése’ melletti négyzetből.
Jelszóvédelem
A megosztott fájlt jelszóval is védheted, ehhez be kell pipálnod a ‘Jelszóvédelem’ melletti négyzetet.
A rendszer felkínál egy jelszót, de te is kitalálhatsz egyet. Lényeges, hogy a jelszónak legalább nyolc karakterűnek kell lennie és tartalmaznia kell kis- és nagybetűt illetve számot.
A címzett csak ennek a jelszónak a megadásával tud hozzáférni a fájlhoz.
A jelszót a címzett megkapja emailben.
A felhő tárhelyről email címre történő megosztás esetén mindenképp javasoljuk a jelszóvédelem használatát. Érdemes minden egyes megosztás előtt jelszót beállítani, legyen az ugyanaz a címzett vagy akár több másik.
Lejárati idő beállítása
A megosztott fájlhoz beállíthatsz lejárati időt. Ehhez be kell pipálnod a ‘Lejárati idő beállítása’ melletti négyzetet és kiválasztani a dátumot a felugró naptárban.
A címzett csak eddig az ideig férhet hozzá a megosztott fájlhoz. A címzettet értesítheted a lejárati dátumról egy másik csatornán (pl. email vagy sms), vagy akár jegyzet formájában is.
Természetesen, ha kiveszed a pipát a ‘Lejárati idő beállítása’ melletti négyzetből, akkor a címzett időkorlát nélkül hozzáfér a megosztott fájlhoz.
Jegyzet a címzettnek
Ha bepipálod a ‘Jegyzet a címzettnek’ melletti négyzetet, akkor a megosztott fájl mellé üzenetet írhatsz a címzettnek. Például emlékeztetheted arra, hogy meddig férhet hozzá a fájlhoz.
A címzett egyrészt értesítést kap az üzenetről emailben. Ezt rögtön el is tudja olvasni.
Másrészt ha az emailben található dokumentum megnyitása gombra kattint akkor a képernyő jobb felső sarkában egy szövegbuborék ikont talál. Erre kattintva szintén elolvashatja az üzenetet.
Ha vissza szeretnéd vonni a jegyzetet, akkor vedd ki a pipát a ‘Jegyzet a címzettnek’ melletti négyzetből.
Megosztás visszavonása
Ha szeretnéd törölni a fájl megosztását, akkor kattints a Megosztás visszavonására.
Ha a felhő tárhelyedről email címre osztasz meg egy fájlt, akkor a címzett csak az általad megosztott fájlhoz fog hozzáférni.
Ha mappát szeretnél megosztani email címre, ahhoz szintén beállíthatsz engedélyeket. Ezekről egy külön blog bejegyzésben számoltunk be.