A mappa megosztás a MAXER felhő tárhelyről nemcsak másik felhő felhasználó részére működik. Megoszthatsz a felhő tárhelyedről email címre is. Ezenfelül beállíthatsz olyan engedélyeket a megosztáshoz, mint pl. feltöltés és szerkesztés engedélyezése. Továbbá olyan extra funkciókat, mint pl. filedrop, jelszóvédelem és lejárati dátum beállítása. Olvasd el mai blog bejegyzésünket, amiben a mappa megosztás engedélyekkel email címre lesz a téma.
Mappa megosztás engedélyekkel email címre. Nézd meg videónkat:
Mappa megosztás email címre a felhőből
Lépj be a felhő tárhelyedre és kattints a Fájlok ikonra a bal felső sarokban!
A megosztást a Megosztás dobozban tudod beállítani. Ehhez kattints a megosztani kívánt mappa melletti három összekötött pontra.
Írd be annak az email címét, akivel szeretnéd megosztani a mappát a Megosztás dobozban lévő mezőbe. Majd kattints a megjelenő email címre és már kész is a megosztás.
A rendszer kilistázza az általad megadott email címet. Ebből tudod, hogy ide osztottál meg.
Kattints az email cím melletti három pontra és megjelenik az extra engedélyek és funkciók listája. Ezek sorban:
- ‘Share label’,
- Csak olvasható,
- Feltöltés és szerkesztés engedélyezése,
- Fájl ejtés (csak feltöltés),
- Letöltés elrejtése,
- Jelszóvédelem,
- Lejárati idő beállítása,
- Jegyzet a címzettnek,
- Megosztás visszavonása.
Share label
Adj címkét az email címre történő megosztásaidnak.
A címkéknek köszönhetően könnyebben tudod követni és kezelni a megosztásokat.
Csak olvasható
Ez az alapértelmezett beállítás a mappa megosztása esetén. Tehát, ha mappát osztasz meg email címre a felhő tárhelyedről, akkor ez az opció be van pipálva.
Ez esetben a mappa tartalmát csak olvasni tudja a címzett. A szöveges dokumentumot és táblázatot meg tudja nyitni az OnlyOffice-ban. Szerkeszteni azonban nem tud bennük. Nem tudja törölni a mappát vagy a benne található fájlokat. Ugyanakkor le tudja tölteni a mappa teljes tartalmát a saját gépére, ha az Összes fájl letöltése gombra kattint. Egyesével is letöltheti a fájlokat, ha a fájl melletti három pontra kattint.
Feltölteni vagy új dokumentumot és mappát létrehozni nem tud a mappában.
Feltöltés és szerkesztés engedélyezése
Ha bejelölöd a ‘Feltöltés és szerkesztés engedélyezése’ melletti kört, akkor erre a két tevékenységre adsz engedélyt a címzettnek.
Vagyis engedélyezed, hogy a címzett feltölthessen a mappába. Illetve létrehozhat a mappán belül új dokumentumot és mappát is.
Azonkívül engedélyezed azt is, hogy szerkeszthesse a mappában megosztott szöveges dokumentumot vagy táblázatot.
Ha ezt a funkciót bepipálod akkor törlési jogot is adsz a címzettnek. Tehát a címzett törölni tudja a mappákban található fájlokat a szerkesztés mellett. A módosítások pedig szinkronizálódnak a felhő tárhelyeden.
A címzett le is tudja tölteni a fájlokat a saját gépére és ott szerkeszteni őket. Ezek a változtatások azonban nem szinkronizálódnak a felhő tárhelyen.
Ha vissza akarod vonni a szerkesztés és feltöltés engedélyét, akkor jelöld be a ‘Csak olvasható’ melletti kört.
Fájl ejtés, angolul file drop (csak feltöltés)
A ‘Fájl ejtés’ bejelölésével csak fájl feltöltést engedélyezel a címzettnek a mappába.
A címzett csak feltölteni tud a megosztott mappába, annak tartalmát nem látja. Ez azt jelenti, hogy nem tudja megnyitni, olvasni és szerkeszteni a mappa tartalmát. Ebből következik, hogy letölteni sem tudja a mappában található fájlokat.
Ez a funkció akkor hasznos, ha be akarsz gyűjteni egy mappába több dokumentumot akár több címzettől, de nem akarod, hogy lássák a mappa tartalmát.
Ha vissza akarod vonni a ‘Fájl ejtés’ opciót, akkor jelöld be a ‘Csak olvasható’ melletti kört.
Letöltés elrejtése
Alapértelmezetten a letöltés engedélyezett. Tehát, ha nincs bepipálva a ‘Letöltés elrejtése’ melletti négyzet, akkor a címzett le tudja tölteni a megosztott mappa tartalmát.
Ha bepipálod a ‘Letöltés elrejtését’ akkor a címzett nem tudja letölteni a megosztott mappában található fájlokat. Ahogy a lenti képen is látszik, hiányzik az ‘Összes fájl’ letöltése gomb. Illetve hiányzik a fájlok melletti három pont is, ahova kattintva egyesével lehet letölteni a fájlokat.
A mappában található fájlok megjelennek a címzett képernyőjén. Meg tudja őket nyitni, el tudja őket olvasni, illetve meg tudja nézni, hallgatni őket.
Jelszóvédelem
Javasoljuk a jelszóvédelem használatát az email címre történő megosztáskor. Sőt, úgy a legbiztonságosabb, ha minden egyes megosztáskor beállítod a jelszavas védelmet. Ahogy azt a fájl megosztása esetén, úgy mappa megosztásakor is be tudsz állítani egy jelszót. Ehhez csupán be kell pipálnod a ‘Jelszóvédelem’ melletti négyzetet.
Maga a rendszer felkínál egy jelszót vagy megadhatsz egy másikat te. A jelszónak legalább nyolc karakterűnek kell lennie. Emellett tartalmaznia kell kis és nagy betűket és számokat.
A megosztott mappában található fájlokhoz csak ennek a jelszónak a megadásával fér hozzá a címzett.
A jelszót a címzett megkapja emailben.
Lejárati idő beállítása
Egy másik biztonsági megoldás a megosztáskor, ha lejárati dátumot állítasz be hozzá. Pipáld be a ‘Lejárati idő beállítása’ melletti négyzetet. Válaszd ki a dátumot a felugró naptárban.
A címzett pedig eddig a dátumig férhet hozzá a mappához. Értesítsd a címzettet a lejárati dátumról egy másik csatornán (email, sms) vagy írj üzenetet neki a felhő tárhelyedről.
Jegyzet a címzettnek
A megosztáskor írhatsz a címzettnek üzenetet. Ehhez pipáld be a ‘Jegyzet a címzettnek’ melletti négyzetet és írd bele az üzenetet a felugró mezőbe.
Az üzenetben például tájékoztathatod a címzettet a lejárati dátumról. A címzett kap egy emailt az üzenetről.
Ezen felül, ha a linkre kattintva megnyitja a mappát, a képernyő jobb felső sarkában megjelenő szövegbuborék ikonra kattintva is elolvashatja az üzenetet.
Megosztás visszavonása
Ide kattintva visszavonod a megosztást.
Ha a felhő tárhelyedről osztasz meg egy mappát email címre, akkor a címzett a linkre kattintva csak az általad megosztott mappában található fájlokhoz fog hozzáférni. A mappa megosztás engedélyekkel email címre és más egyéb funkciókkal segíti a gyors munkamenet kialakítását.
Ha fájlt szeretnél megosztani a felhő tárhelyedről email címre, akkor azt ebben a blog bejegyzésben találod.