A MAXER felhő tárhelyén sokféle módon oszthatsz meg fájlt vagy mappát. Ezek közül az egyik variáció a publikus linkben történő megosztás. Ha egy fájlt emailben osztasz meg publikus link segítségével, több extra engedélyt és opciót is beállíthatsz a megosztáskor. Ezzel csökkentheted annak a kockázatát, hogy a címzett törölje vagy szerkessze a felhőbe feltöltött dokumentumot. Ugyanakkor a fájlhoz való hozzáférés biztonságát is növelheted. A mai blog bejegyzés témája a fájlmegosztás publikus linkben engedélyekkel.
Videó a fájlmegosztás menetéről publikus linkben extra engedélyekkel és más egyéb funkciók beállításával
Extra engedélyek és funkciók
Először is lépj be a felhő tárhelyedre és kattints a Fájlok ikonra a bal felső sarokban.
Kattints a megosztani kívánt fájl melletti három összekötött pontra. Példánkban ez a Szerzodes-vazlat.docx vázlat. Kattintás után jobb oldalon megjelenik a megosztás doboz. Az extra engedélyek megjelenítéséhez kattints a Hivatkozás megosztása melletti + jelre, majd a három pontra.
A felugró ablakban a következő opciók jelennek meg:
- Share label,
- Szerkesztés engedélyezése,
- Letöltés elrejtése,
- Jelszóvédelem,
- Lejárati idő beállítása,
- Jegyzet a címzettnek,
- Megosztás visszavonása,
- További hivatkozás megadása.
Share label
A Share label segítségével felcímkézheted a megosztásaidat. Ez leginkább akkor hasznos, ha többszörösen osztasz meg publikusan. Így átláthatóbbak a megosztásaid és egyszerűbb őket kezelni is.
Példánkban a Szerződések címkét rendeljük hozzá a Szerzodes-vazlat.docx fájlhoz.
A jobbra nyílra kattintás után már látszódik, hogy a megosztáskor a Szerzodes-vazlat.docx fájl a Szerződések címkét kapta.
Ha a címkét már nem akarod használni, akkor kattints ismét a három egymás melletti pontra és töröld ki a címke nevet.
Szerkesztés engedélyezése
A publikus linkes megosztáskor engedélyezheted a címzettnek, hogy szerkesszen letöltés nélkül a megosztott dokumentumban. Ez lehet egy táblázat vagy egy szöveges dokumentum.
Ezt látja a címzett, ha kattint az emailben szereplő linkre.
Egyrészt megnyithatja a dokumentumot az Only Office-ban, ami után rögtön szerkesztheti a dokumentumot. Ilyen esetben a módosítások automatikusan szinkronizálódnak a felhő tárhelyen.
Másrészt letöltheti a sajátgépére is és szerkesztheti ott. Ez esetben viszont a sajátgépre mentett verzióban történik a módosítás, a felhő tárhelyen lévő verzió nem módosul.
Ha kiveszed a pipát a Szerkesztés engedélyezése melletti négyzetből, akkor a címzett nem tudja szerkeszteni a dokumentumot. Magát a dokumentumot meg tudja nyitni Only Office-ban, de szerkeszteni nem tudja. Ugyanakkor le tudja tölteni a sajátgépére és ott már tudja szerkeszteni.
Letöltés elrejtése
Alapértelmezetten a letöltés engedélyezett a címzett részére.
Ha nem pipálod be ezt az opciót, akkor a linkre kattintva a címzett letöltheti a dokumentumot. Az .xlsx és .docx fájl esetén a lenti képnek megfelelően két letöltési gomb is megjelenik. Más típusú fájlok (pl. .mp3, .mov, .jpg, .pdf, stb,) esetén csak a jobb felső sarokban található Letöltés gomb jelenik meg.
Ha nem akarod, hogy a címzett letöltse a megosztott fájlt a sajátgépére, akkor pipáld be a Letöltés elrejtése melletti négyzetet.
Ez esetben az .xlsx és .docx kiterjesztésű fájlokat a címzett meg tudja nyitni az Only Office-ban és el tudja olvasni őket. Ugyanakkor nem tudja letölteni őket letölteni a sajátgépre.
Más fájlok (pl. .jpg, .png, .mov, stb.) megjelennek a képernyőn, de a Letöltés gomb hiányában a címzett nem tudja letölteni a fájlt a sajátgépére.
Ha engedélyezni akarod a letöltést a címzettnek, akkor vedd ki a pipát a Letöltés elrejtése melletti négyzetből!
Jelszóvédelem
Ha szeretnéd jelszóval védeni a megosztott fájlt, akkor pipáld be a Jelszóvédelem opciót. Bepipálás után a rendszer felkínál egy jelszót, de te is megadhatsz egyet. A jelszónak legalább nyolc karakter hosszúnak kell lennie.
A jelszóvédelem a biztonság növelésére szolgál. A címzett ugyanis csak ennek a jelszónak a megadásával tudja elérni a megosztott fájlt. A lenti képhez hasonló oldalon lehet megadni a jelszót.
A jelszót egy másik biztonságos csatornán (pl. sms-ben) oszd meg a címzettel! Publikus linkben történő megosztás esetén mindenképp javasoljuk a jelszóvédelem használatát! Minden egyes megosztás előtt – legyen az ugyanaz a címzett vagy több másik – adj meg új jelszót!
Lejárati idő beállítása
Ha szeretnéd, hogy a megosztott fájlhoz csak egy bizonyos ideig férjen hozzá a címzett és csak ez idő alatt tudja azt elolvasni, akkor pipáld be a lejárati idő beállítását. A felugró naptár segítségével adhatod meg a lejárati dátumot.
Az emailbe írd bele a lejárati dátumot, a címzett pedig eddig a dátumig férhet hozzá a fájlhoz.
Jegyzet a címzettnek
A megosztott fájlhoz írhatsz jegyzetet a címzettnek.
Amikor a címzett megnyitja a fájlt a publikus linkre kattintva, a képernyő jobb felső sarkában megjelenő szövegbuborék ikonra kattintva elolvashatja az üzenetet.
Ha nem akarod, hogy megjelenjen az üzenet, akkor vedd ki a pipát a Jegyzet a címzettnek négyzet mellől.
Megosztás visszavonása
Ide kattintva visszavonod a megosztást.
További hivatkozás hozzáadása
Ha több külön email címre is szeretnéd megosztani ugyanazt a fájlt publikus linkkel, akkor kattints a További hivatkozás hozzáadására. Kattints annyiszor, ahány címre szeretnéd elküldeni a fájlt és a rendszer minden alkalommal egy újabb linket generál. Így egyszerűen tudod követni az emailben kiküldött publikus linkes megosztásokat és bármikor vissza tudod őket vonni.
Publikus link generálása
Egy megosztáshoz egy vagy több extra engedélyt és funkciót is beállíthatsz. Ha ezekkel végeztél, akkor kattints a Másolás vágólapra ikonra. Kattintás után egy zöld pipa jelenik meg. Ezzel lényegében vágólapra tetted a fájl linkjét.
Nyisd meg a leveleződet és kezdj el írni egy üzenetet. Az üzenetbe másold be a linket. Ezután küldd el az emailt a címzettnek.
A címzett emailben kapja meg a megosztott fájlhoz tartozó publikus linket. A linkre kattintva csak az általad megosztott fájlhoz fog hozzáférni.
Ezekkel az extra engedélyekkel a fájlmegosztás publikus linkben biztonságos és rendkívül hatékonnyá teszi a közös munkát. A következő blog bejegyezésben olvashatsz arról, hogy milyen engedélyeket állíthatsz be, ha mappát szeretnél publikus linkben megosztani.